Cerca de 3 mil recomendações, orientações e pareceres e 59 avaliações de controle interno. Esta é parte da produção da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) nos últimos dois anos na vertente de controle prévio das atividades administrativas do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.

A produção é resultado do fortalecimento do controle preventivo implementado nos últimos quatro anos (2015-2018) em face das situações encontradas nas auditorias de 2015 e em exercícios anteriores.

Foram tempos de mudanças e avanços. Em 2016, a Controladoria criou a Secretaria Adjunta de Controle Preventivo, resultante do desmembramento da Secretaria Adjunta de Auditoria e Controle Interno, a fim de priorizar a orientação dos gestores, a prevenção de irregularidades e o aperfeiçoamento da avaliação dos controles instituídos pelas secretarias.

Quase metade do quadro de auditores passou a estar alocada na área de controle preventivo. Dos 89 auditores do Estado, 41 deles atuam nesta frente de trabalho.

Como resultado dessa mudança administrativa, a CGE emitiu, nos anos de 2017 e 2018, cerca de 3 mil produtos de caráter preventivo aos órgãos estaduais, entre recomendações, orientações, revisão de processos previdenciários e de admissão de pessoal e análise de tomadas de contas para recuperação de recursos públicos repassados a terceiros mediante convênios sem que tenha havido a devida execução dos objetos e a prestação de contas.

“As recomendações visam auxiliar as secretarias a tomar as decisões não somente de acordo com a legislação, mas também levar em conta as alternativas mais econômicas para a administração pública e que ao mesmo tempo sejam rápidas e que satisfaçam as necessidades da sociedade. Nosso principal desafio não é fazer apontamento de erros e falhas, mas evitar que eles aconteçam”, explica o secretário-adjunto de Controle Preventivo da CGE, José Alves Pereira Filho.

Destaque também para as capacitações promovidas pela CGE aos servidores estaduais. A fiscalização de contratos foi um dos assuntos prioritários. Em quatro anos, quase 1.800 fiscais participaram dos cursos promovidos pela CGE, com o apoio da Escola de Governo.

A CGE também realizou capacitações para os servidores das Unidades Setoriais de Controle Interno (Unisecis), que são extensão da Controladoria em cada órgão.  As capacitações para este público versaram sobre as atribuições das Unisecis, os sistemas eletrônicos corporativos do Governo do Estado, a elaboração e o monitoramento dos planos de providências, entre outros assuntos.

Nova avaliação

Outra medida, implementada desta vez em 2017, foi a mudança no método de avaliação de controle interno dos órgãos. Pela nova sistemática, as secretarias e as atividades administrativas e finalísticas passaram a ser avaliadas pela CGE conforme índice de significância estabelecido com base em critérios como relevância, valor financeiro, risco e oportunidade.

O trabalho envolve a aplicação de testes de aderência, checklist e questionários para análise das fragilidades e de suas causas, seguido da elaboração de recomendações para correção das causas dos problemas.

Nos exercícios de 2017 e 2018, foram produzidos 59 relatórios de avaliação de controle interno, entre eles acerca das atividades finalísticas de logística de medicamentos, transporte escolar e licenciamento ambiental.

O modelo de avaliação anterior considerava as 48 secretarias estaduais de forma linear, o que fazia com que os auditores da CGE concentrassem o mesmo esforço em questões de maior e menor significância, sem critérios que permitissem atribuir o nível de evolução. Assim, ficava inibida a possibilidade de detalhamento da avaliação com identificação das causas dos problemas, sobretudo dos pontos mais relevantes.

Monitoramento

Ainda como parte do controle preventivo, a CGE-MT normatizou, em 2017, os procedimentos de elaboração e monitoramento dos planos de providências formulados em resposta às recomendações emitidas tanto por ela mesma como por instituições de controle externo (TCE, MPE, CGU, TCU, entre outros) aos órgãos do Governo de Mato Grosso.

Com a mudança, a CGE passou a analisar não somente o correto preenchimento dos campos do modelo de plano de providências, mas, principalmente, a consistência das ações propostas para solução dos apontamentos. As análises da CGE resultaram na produção de 40 relatórios de monitoramento no exercício de 2018. 

Outra novidade é que o descumprimento das recomendações oriundas dos órgãos de controle, inclusive quanto a não elaboração de plano de providências, pela autoridade máxima das pastas, passou a ensejar a representação do fato junto ao governador do Estado, bem como constará do relatório de monitoramento a ser enviado ao TCE.

Em 2018, os órgãos estaduais elaboraram 398 planos de providências, dos quais 140 foram implementados e 258 estão em implementação.

Perspectivas

O fortalecimento do controle preventivo segue no planejamento das atividades da CGE para o ano de 2019. Estão previstas atividades como implantação do plano de providências preventivo, ajustes no modelo de avaliação de controle, intensificação das avaliações das atividades finalísticas, realização de circuito de orientações a agentes e servidores públicos e acompanhamento simultâneo das atividades de maiores riscos.