A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) finalizou, nesta semana, o treinamento dos servidores das Unidades Setoriais de Controle Interno (Unisecis) para utilização do sistema eletrônico de envio dos planos de providências elaborados pelos órgãos estaduais em resposta às recomendações da CGE. A ferramenta substitui a emissão física dos documentos à CGE e integra série de medidas adotadas pelo órgão central de controle interno do Governo de Mato Grosso para melhorar o monitoramento da implementação das ações corretivas.

O auditor Aprígio Guilherme Miranda de Freitas, um dos facilitadores do treinamento, explicou que o envio dos planos de providências pelo sistema visa agilizar, padronizar e organizar o processo, facilitar a comunicação entre a CGE e as Unisecis, além de reduzir custos com papel e deslocamento para protocolização dos documentos na Controladoria.

Isso porque a ferramenta centraliza todas as etapas do monitoramento (pós-auditoria): entrega dos trabalhos de auditoria pela CGE aos órgãos estaduais; elaboração dos planos de providências pelas unidades executoras; análise pela CGE da consistência dos planos de providências; implementação dos planos de providências pelos órgãos estaduais e emissão de relatório a cada quadrimestre pela CGE com a demonstração dos resultados alcançados com a implementação dos planos de providências.

A ferramenta é um anseio antigo das Unisecis. Apesar da fase inicial de uso, que requer adequações e adaptações, as Unisecis já notam o avanço que o sistema vai propiciar às suas atividades. “Já é possível perceber a evolução na celeridade, no gerenciamento das informações de forma macro e, principalmente, no controle dos prazos em sincronia com a CGE. Tudo isso de uma forma bem didática, com dados consolidados no Dashboard. A expectativa é que até o final do exercício, tenhamos formado uma base consistente de informações que muito contribuirá para os trabalhos dos próximos exercícios”, destacou a gestora da Uniseci do Departamento Estadual de Trânsito (Detran), Kesia de Souza Rosa.

A gestora da Uniseci da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), Juliana Pereira de Arruda, também comemorou o desenvolvimento do sistema.  “Começamos a inserir os planos de providências de 2017, 2018 e 2019 no sistema esta semana, após a capacitação. De pronto, já posso dizer que é um avanço, pois podemos lançar os documentos e receber um feedback da CGE com mais celeridade. A utilização do sistema nos trará mais segurança, agilidade nos processos, diminuição do retrabalho e economicidade, pois diminuirá em média 50% da utilização da via impressa”, disse.

Para o gestor da Uniseci da Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz), Nilton Paulo Xavier, a ferramenta é funcional e necessária. “Como trabalhamos com muitas informações, precisamos ter segurança, confiabilidade e agilidade para a elaboração dos planos de providências e emissão de relatórios. Muitas vezes o prazo para entrega das solicitações/determinações é exíguo, esse sistema facilita o total controle do gerenciamento das atividades, a fim de otimizar e dar efetividade à entrega das demandas em tempo hábil. É exatamente nesse ponto – gerenciamento- que acreditamos nesse sistema”, comentou.  

Ações corretivas

O plano de providências deve ser elaborado pelas áreas envolvidas (áreas executoras) nos apontamentos da CGE, com o auxílio técnico das respectivas Unisecis. O documento deve elencar as ações, os responsáveis, os meios e os prazos para implementação das medidas de aperfeiçoamento da gestão pública. 

Os planos de providências devem ser registrados no sistema, pela Uniseci, no prazo de 30 dias após o recebimento de produtos de auditoria e controle emitidos pela CGE.

Ao receber o plano de providências elaborado pelo órgão auditado, a CGE-MT realiza a análise das ações propostas não somente quanto ao adequado preenchimento do documento, mas também em relação à efetividade das medidas tomadas para o atendimento das recomendações e determinações.

Assim que os órgãos finalizarem a execução das ações propostas, as respectivas Unisecis devem registrar a conclusão no sistema eletrônico, com a descrição e as evidências de que as recomendações foram implementadas. Posteriormente, a CGE realizará testes e análises nos registros e evidências juntadas, com o intuito de evidenciar se as recomendações foram realmente atendidas.

“Com a nova modelagem, a CGE espera aprimorar o gerenciamento de riscos a partir da geração de estatísticas das falhas e respectivas causas, bem como pela apuração do nível de maturidade do controle”, ressaltou o secretário adjunto de Controle Preventivo e Auditoria da CGE, José Alves Pereira Filho. 

As informações extraídas com a nova modelagem serão mais um elemento para subsidiar o planejamento de outras ações de auditoria e controle pela CGE, bem como para servir de instrumento de gestão para as secretarias.

“É importante destacar que os planos de providências se consolidaram como um importante instrumento de gestão e de controle. Além de contribuir com a administração pública na melhoria dos processos, têm sido considerados pelo TCE como atenuantes no julgamento das contas dos gestores. Ou seja, mais que se defender e apresentar justificativas para as falhas, o TCE tem considerado a ação do gestor para sanar as causas dos problemas”, frisou o adjunto da Controladoria.

Confira AQUI outras imagens dos treinamentos.