A Empresa Mato-grossense de Tecnologia da Informação (MTI) utilizou a metodologia Design Sprint para acelerar a criação do projeto do novo portal da intranet da empresa. O projeto foi escolhido devido aos seus  desafios e riscos, sendo considerado o pontapé da inclusão da metodologia na MTI, como mais uma das medidas de inovação adotadas pela empresa.

O design sprint é uma metodologia usada na Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias e foi realizado ao longo da última semana. Envolveram-se no projeto as Unidades de Gestão Estratégica de Inovação (UGEIN), de Projetos (UGEPR), de Comunicação e Marketing (ASSCOM), a Gerência de Implementação de Software (GISW), da assessoria da presidência e do Fiplan, além da analista e mestranda em inovação, Janine Ulrich.

De acordo com a analista de TI da UGEIN Sayuri Arake, o design sprint é uma metodologia que utiliza dos conceitos de design thinking para validar ideias e resolver grandes desafios através de prototipagem e teste de ideias com usuários. Durante os cinco dias, o grupo de pessoas se reuniu para responder questões críticas do projeto e suas necessidades através de design.

“Pegamos um desafio e pormenorizamos esse desafio, vendo todas as necessidades, seguindo todos os passos e vendo o que poderíamos melhorar. A partir disso, procuramos como faríamos isso através de exemplos, desenhamos protótipos, fizemos um passo-a-passo do que seria e chegamos ao desenho de vários protótipos, até escolher o vencedor. Esse protótipo vencedor foi apresentado a cinco usuários para validação do que foi feito”, explicou.

A metodologia 

Apesar da aparente facilidade da metodologia, a tarefa foi árdua, com os tempos cronometrados, para a aplicação do método da forma mais correta, segundo Sayuri.  No primeiro dia, o trabalho foi focado em exteriorizar e alinhar tudo o que o grupo sabia sobre como é a intranet hoje e quais eram os questionamentos que precisavam ser respondidos no teste do usuário. Também neste dia, definiu-se qual o perfil do usuário e qual o momento alvo que será o foco do trabalho. 

No segundo dia, foi a vez de colocar no papel individualmente as soluções para os problemas e necessidades anteriormente apontados. Apresentou-se diversas ferramentas e sistemas que continham possíveis ideias para o projeto, finalizando o dia com esboços feitos à mão pelos participantes.

Já no terceiro dia foi feita a votação dos protótipos desenhados anteriormente, definindo os protótipos vencedores. Na sequência, foi o momento de filtrar as ideias, refiná-las e escolher uma única ideia que seria o protótipo do novo portal da intranet, fazendo um storyboard.  No quarto dia foi o momento de prototipar e colocar tudo que estava no papel, da forma que foi pensado, na tela de um computador. Cada pessoa do grupo recebeu uma função que permitiu que o protótipo fosse feito em um único dia.

“Tivemos quatro protótipos e juntamos todas as ideias colocando em um único protótipo para validar com o usuário. Nosso objetivo não era ter novas ideias com os usuários, mas sim validar que tudo que fizemos ao longo da semana e tudo que pensamos vá responder, de fato, às perguntas e anseios que pensamos lá no primeiro dia”, explicou.

Por fim, no quinto dia foi o momento de mostrar os protótipos para os colaboradores usuários do produto, em sessões individuais. O produto foi apresentado para o usuário para que ele pudesse interagir com algumas telas e desse seu feedback em tempo real sobre o que gostou e o que não gostou do protótipo. Ao todo, cinco colaboradores da empresa, inclusive cedidos, participaram das sessões individuais e deram suas impressões sobre o novo portal.

Com o protótipo validado, a previsão é iniciar um trabalho interno de implementação.  “A ideia é gerar o plano de projeto com um cronograma para execução e priorização junto à Diretoria”, afirmou Sócrates Barros, gerente da UGEPR.

As vantagens 

Para o analista desenvolvedor Kivson de Andrade, a principal vantagem da metodologia é o fato de não ser necessário lançar um MVP (Minimum Viable Product) para descobrir se a ideia é boa ou não, pois a validação do protótipo é feita ao final da semana de trabalho.

“O mais importante é a validação com o usuário, pois muitas das ideias que tivemos aqui e achamos legais, o usuário não entendeu. E com esse foco do design sprint na validação da ideia com usuários já poderemos implementar de acordo com a visão de quem vai utilizar, pois muitas vezes eu desenvolvedor estou longe do cliente e não sei o que ele quer”, afirmou.

Já para o analista da UGEIN Gustavo Lima, o design sprint é uma boa solução para evitar sessões de brainstorm, onde são geradas ideias e soluções para determinado problema que, muitas vezes, não saem do papel.  “No método, como todos produzem algo, cria uma possibilidade de ver ideias diferentes e ter aceitação das ideias, diferentemente de uma reunião que é o que muitas vezes fazemos, onde o melhor vendedor de ideias é o que ganha”, disse.

Além dos colaboradores mencionados, participaram do design sprint o analista desenvolvedor José Roberto Leite e as assessoras Faiana Prieto e Karine Miranda.